Qu’on se le dise : la fonction SOUS.TOTAL est une des fonctions les plus sous-cotées d’Excel. A notre humble avis, elle devrait être présente dans 99% des fichiers existants sur cette planète.
Malheureusement, c’est encore loin d’être le cas, et pourtant elle permet de gagner un temps fou quand on doit analyser une base de données.
Dans cet article, tu vas :
- comprendre son utilité
- apprendre à l’utiliser
- découvrir ses superpouvoirs
Pour bien vulgariser son fonctionnement, nous prendrons un exemple en fil rouge : le calcul de la moyenne d’âge dans une entreprise.
Pourquoi utiliser la fonction SOUS.TOTAL ?
Avant d’entrer dans son fonctionnement technique, on va essayer d’expliquer le plus clairement possible l’utilité de la fonction SOUS.TOTAL.
SOUS.TOTAL va te permettre de faire tout un tas de calcul (somme, moyenne, minimum, maximum…) mais en prenant en compte les lignes filtrées de ta base de données.
Concrètement, ça signifie que si tu filtres tes données, ton calcul se mettra à jour automatiquement sur la base des lignes apparentes uniquement.
Prenons notre exemple : on a une base de données avec 5 hommes et 5 femmes, ainsi que leurs âges. La moyenne d'âge totale est de 30 ans.
Mais comment connaître la moyenne d'âge des femmes uniquement ?
C'est là que la fonction SOUS.TOTAL dévoile son vrai potentiel…Il te suffit de filtrer ta base sur les femmes pour que le calcul se mette automatiquement à jour et te renvoie la moyenne d'âge des femmes , à savoir 20 ans.
Et ça, c’est super pratique pour obtenir des indicateurs très rapidement, avec un seul calcul et avec l’utilisation des filtres.
Le fonctionnement de SOUS.TOTAL
La première chose à faire quand on veut utiliser la fonction SOUS.TOTAL, c’est de s’assurer que ses données soient mises sous forme de tableau.
Une fois les données au format tableau, le moment est venu de créer sa formule avec la fonction SOUS.TOTAL. Tu vas voir, elle n’est pas si compliquée à utiliser.
La fonction SOUS.TOTAL nécessite deux arguments pour être fonctionnelle : le type de calcul (moyenne, somme, nombre etc.) et la plage calculée.
Premier argument - le type de calcul souhaité
Le type de calcul correspond à l’opération mathématique que tu souhaites réaliser. Il en existe un certain nombre et chaque calcul correspond à un chiffre.
Si tu tapes 1, c’est que tu souhaites calculer une moyenne , comme dans =SOUS.TOTAL(1;Tab_Candidats[Âge])
Si tu tapes 3, c’est que tu souhaites compter un nombre de valeurs, comme dans =SOUS.TOTAL(3;Tab_Candidats[Sexe])
Si tu tapes 9, c’est que tu souhaites calculer une somme, comme dans =SOUS.TOTAL(9;Tab_Candidats[Rémunérations])
Et ainsi de suite… Comme on est sympa, on t’a fait un rapide récap des calculs que tu peux faire avec la fonction SOUS.TOTAL.
Sur notre exemple, on tapera donc 1 parce que le calcul souhaité est une moyenne.
Deuxième argument - la plage de calcul
Une fois que tu as choisi le type de calcul souhaité, il te faut choisir les valeurs sur lesquelles ton calcul va porter. C’est le deuxième (et dernier) argument de la fonction SOUS.TOTAL : la plage de calcul.
Là, c’est assez simple. On t’invite à sélectionner toute la colonne qui correspond à la valeur que tu veux calculer. Par exemple, dans notre exemple, on sélectionnera toute la colonne contenant les âges.
Fais bien attention de ne pas avoir un tableau filtré à ce moment-là, et de sélectionner toute la colonne. C’est une erreur super-fréquente avec SOUS.TOTAL et cela fausserait tes calculs.
Combiner SOUS.TOTAL avec les segments
Avec ce qu'on vient de se dire, tu as déjà tout ce qu'il te faut pour utiliser la fonction SOUS.TOTAL correctement. Mais comme on est sympa, on voulait te donner un truc en plus.
La fonction SOUS.TOTAL fonctionne super bien en combo avec l'utilisation des segments. Si tu ne sais pas ce que sont les segments, on t'invite à aller regarder notre article sur le sujet.
Tu verras le combo des deux va complètement te changer la vie pour le mieux.
Enfin dernier truc. Il se peut que la fonction SOUS.TOTAL ne te permette pas de faire tous les calculs de ton choix ou que tu souhaites paramétrer plus finement la réaction aux filtres…
Dans ce cas, on ne peut que te recommander d'aller jeter un œil à sa grande sœur, la fonction AGREGAT, un peu plus complexe mais qui offre plus d'options de paramétrage.
Voilà, c'est déjà fini pour cet article sur la fonction SOUS.TOTAL, mais je crois qu'on t'a dit l'essentiel de ce qu'il fallait savoir.
Si tu veux apprendre d'autres fonctions et d'autres outils comme SOUS.TOTAL, n'hésite pas à jeter un œil à nos formations.
