Intro : En 2025, Excel n’est plus un simple tableur mais est devenu un véritable outil de business intelligence (BI) moderne et un assistant idéal pour le pilotage et la prise de décisions. A condition, en tout cas, de ne pas se contenter d’une utilisation centrée sur les formules de bases et le langage VBA (les macros).

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Il existe en effet aujourd’hui 2 approches différentes d’Excel. L’approche traditionnelle d’Excel, qui est l’approche historique de l’outil partagée par des millions d’utilisateurs et d’utilisatrices dans le monde.

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Et une approche moderne d’Excel, beaucoup moins connue, mais beaucoup plus efficace, centrée sur l’utilisation de nouvelles fonctions, de Power Query, de Power Pivot, etc.

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Cet article vous propose de découvrir les outils et concepts principaux de l’approche moderne d’Excel, en la comparant point par point à l’approche traditionnelle.

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#1 | Tableaux structurés & références

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L’un des premiers changements de paradigme entre les 2 approches d’Excel (moderne et traditionnelle), c’est l’utilisation des tableaux structurés et de manière plus large des références normales versus les références structurées.

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Approche traditionnelle

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Les références normales se basent sur des adresses de cellules statiques, comme A1, A1:B20 ou $A$1:$B$20. Ces références ne sont pas dynamiques et ne s'ajustent donc pas automatiquement si vous ajoutez ou supprimez des lignes ou des colonnes.

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L'utilisation du $ pour les références statiques absolues ($A$1) permet de figer les cellules ou les plages, mais ne résout en réalité pas du tout le problème de la staticité de la référence.

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Approche moderne

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À l'inverse, les références structurées transforment entièrement la manière de faire référence à des valeurs où qu’elles soient. En convertissant une plage de données en un tableau structuré, vous pouvez utiliser des références comme [@[Quantité]] ou Tableau1[[#En-têtes];[Prix]].

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Ces références sont dynamiques et s'ajustent automatiquement lorsque vous ajoutez des données (nouvelles lignes), ou que vous déplacez des données (ajout, suppression ou déplacement de colonnes).

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Ces références modernes garantissent que vos formules et graphiques continuent de fonctionner sans effort lorsque vos données changent.

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De même, le Gestionnaire de noms permet de créer des noms explicites pour des cellules ou des plages, comme Ventes_Total pour Feuil1!$E$2:$E$100. Ces noms rendent les formules plus faciles à comprendre (par exemple =SOMME(Ventes_Total) ) pour la rédaction de nouvelles formules ou la modification de formules existantes.

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Avantages de l’approche moderne

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En somme, l'approche moderne d’Excel utilise les références structurées pour construire des fichiers robustes, facilement compréhensibles et adaptables par les utilisateurs, vous permettant de gagner en efficacité et de vous concentrer sur l'analyse plutôt que sur des modifications manuelles.

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#2 | Nouvelles fonctions & propagation

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Depuis 2019 (et même un peu avant) de nombreuses fonctions ont été ajoutées à Excel pour permettre d’obtenir simplement des résultats qui avant nécessitaient beaucoup plus d’efforts.

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En plus de ces nouvelles fonctions, le principe même des formules a changé dans Excel, puisque maintenant une formule dans une seule cellule peut produire des résultats dans plusieurs cellules, par propagation.

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Nouvelles fonctions

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Plus de 50 fonctions ont été ajoutées à Excel depuis 2019. Ces fonctions ont généralement certaines particularités en commun :

• La propagation des résultats dans d’autres cellules
• Les arguments facultatifs

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La propagation : Ces fonctions peuvent assez naturellement propager des résultats sur plusieurs cellules sans avoir à étendre manuellement la formule. Donc une formule dans une cellule peut produire 10 résultats dans une plage de 5 lignes par 2 colonnes.

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Les arguments facultatifs : La syntaxe de ces fonctions comprend en général de nombreux arguments facultatifs. Comparer par exemple la fonction RECHERCHEV et la fonction RECHERCHEX donne une première impression de ce changement de paradigme à l’intérieur même des nouvelles fonctions.

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Voici une liste des fonctions les plus importantes, regroupées par type :

• Fonctions principales : SEQUENCE, UNIQUE, RECHERCHEX, LET et LAMBDA
• Fonctions de texte : JOINDRE.TEXTE, FRACTIONNER.TEXTE, TEXTE.AVANT et TEXTE.APRES
• Fonctions REGEX : REGEX.EXTRAIRE, REGEX.REMPLACER et REGEX.TEST
• Fonctions de tri et de filtrage : TRIER, TRIER.PAR et FILTRE
• Fonctions de redimensionnement : CHOISIRLIGNES, CHOISIRCOLS, PRENDRE et EXCLURE
• Fonctions d’assemblement : ASSEMB.V et ASSEMB.H
• Fonctions de mapping : MAKEARRAY, MAP, BYROW, BYCOL, SCAN et REDUCE
• Et de nombreuses autres fonctions (IMAGE, TRADUIRE, TABLEAU.ALEA, SUPPR.PLAGE…)

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Principe de propagation

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Pendant de nombreuses années, la règle était simple dans Excel : une formule ne produit qu’un seul résultat par cellule

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Mais ce fonctionnement a été entièrement remis en cause depuis plusieurs années. D’abord avec des fonctions comme TRANSPOSE et HISTORIQUE.ACTIONS, et ensuite avec le tsunami de nouvelles fonctions introduites depuis 2019 et 2021. Les fonctions SEQUENCE, UNIQUE, TRIER et FILTRE par exemple ont pour principe de produire plusieurs résultats à partir d’une seule cellule, par propagation depuis la cellule d’origine.

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Si la cellule A1 contient la formule =SEQUENCE(10) , les cellules A2 à A10 contiendront des valeurs par propagation, en l’occurrence la valeur 2 en A2, 3 en A3, et ainsi de suite jusqu’à 10 en A10.

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Ce fonctionnement a entraîné mécaniquement 2 principaux changements dans le reste d’Excel :

• Les erreurs de propagation : Lorsqu’une cellule dans laquelle un résultat devrait être propagé depuis une autre cellule contient déjà une valeur ou une formule, l’erreur #PROPAGATION apparaît pour indiquer que les résultats de l’une des formules ne peuvent pas se propager correctement
• L’opérateur de propagation (#) : Pour faire référence à l’ensemble des résultats obtenus depuis une cellule dont les résultats sont propagés, il faut utiliser l’opérateur #. Par exemple, en reprenant l’exemple de la formule =SEQUENCE(10) dans la cellule A1 :
  • La formule =SOMME(A1) produirait la valeur 1
  • La formule =SOMME(A1#) produirait la valeur 55 (car 1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55)

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Avantages de l’approche moderne

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Les nouvelles fonctions, le principe de propagation (appliqué à toutes les formules et pas uniquement à celles comprenant de nouvelles fonctions) et l’opérateur de propagation (#) permettent de rendre tous les classeurs Excel à la fois plus simples, plus compréhensibles et plus dynamiques.

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Leur robustesse est augmentée par défaut. Et donc le risque d’erreurs et la complexité des mises à jour sont réduites de manière importantes. A condition, bien sûr, d’avoir anticipé ces changements et d’avoir changé soi-même de paradigme sur l’utilisation des formules dans Excel.

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Et nous parlons de tout ça dans notre article consacrées aux fonctions et aux propagations dans le Modern Excel !

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#3 | Power Query, l’automatisation no-code

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Power Query est un outil intégré à Excel et à Power BI qui permet d’automatiser l’extraction et la transformations des données depuis différentes sources. C’est un outil no-code (un peu comme les tableaux croisés dynamiques) qui est une alternative très rentable à de nombreuses pratiques plus traditionnelles d’Excel.

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Power Query peut facilement remplacer :

• Des manipulations manuelles exécutées régulièrement : copier-coller, raccourcis clavier, suppression de colonnes…
• Des formules et fonctions : MAJUSCULE, ANNEE, SI, RECHERCHEV…
• Des macros VBA d’automatisation : même effet, mais plus facile à créer, à transmettre et à modifier

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Power Query est donc devenu en théorie en 2025 l’un des outils les plus rentables d’Excel. Mais la réalité c’est qu’en pratique peu de gens ont déjà pris le temps de s’y mettre et d’en tirer profit. Pour beaucoup, les habitudes inefficaces semblent confortables, et il est difficile de tout remettre en question.

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Approche traditionnelle

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L’approche traditionnelle d’Excel en ce qui concerne le périmètre de Power Query, c’est donc :

• De faire de nombreuses manipulations manuelles
• D’importer manuellement (via des copier-coller) des données pour effectuer des mises à jour
• D’utiliser souvent des raccourcis clavier (ce qui correspond à faire des actions manuelles plus vite, plutôt que de les automatiser pour ne pas les faire du tout)
• De tout faire par des formules et fonctions :
  • Les manipulations de texte (MAJUSCULE, GAUCHE, SUBSTITUE, la création d’adresses mails, la standardisation de noms…)
  • Les manipulations de date (ANNEE, MOIS, mais aussi de calculer un nombre de jours entre 2 dates, ou de déterminer un âge ou une ancienneté…)
  • Les manipulations de nombres (prix TTC, pourcentage de l’objectif…)
  • La gestion des conditions (SI, SIERREUR, SI.CONDITIONS…)
• D’utiliser des macros VBA pour manipuler des données (suppressions de colonnes ou de lignes, standardisations, tris…)
• D’utiliser des macros VBA pour extraire des données (depuis des fichiers xlsx, csv, txt, pdf…)

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Mais cette approche, même automatisée avec du VBA, reste à la fois chronophage et facilement source d’erreurs. Refaire les mêmes manipulations toutes les semaines pour mettre à jour son tableau de bord, c’est risquer à la fois les retards et les erreurs. Et même lorsque tout va bien, c’est du temps perdu qui aurait été mieux utilisé ailleurs.

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Et comment bien débuter sur Power Query ? Tout est parfaitement expliqué dans cet article !

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Approche moderne

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L'approche moderne d'Excel sur ce périmètre révolutionne toutes ces opérations. Power Query est un outil de préparation de données intégré directement dans Excel (onglet Données) qui n’a donc pas besoin d’être installé.

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L'utilisateur moderne ne manipule plus ses données manuellement. Il crée des requêtes qui automatisent les processus opérés manuellement auparavant. Il se connecte à des sources variées (fichiers, bases de données, pages web, API…) et applique une série d'étapes de transformation, comme le renommage de colonnes, la modification de types de données, le filtrage et la fusion de tables.

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Ces étapes extraient, sélectionnent, standardisent, enrichissent et combinent les données afin de les préparer pour une analyse efficace via les autres outils d’Excel (formules, mesures DAX, TCD…).

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Ces étapes sont enregistrées par Power Query, créant un "script" que l'on peut exécuter d'un simple clic pour actualiser les données. Cette méthode élimine les tâches répétitives et permet de garantir que le processus est toujours cohérent et sans erreur humaine, même face à des volumes de données massifs ou des mises à jour très régulières.

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Avantages de l’approche moderne

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Les bénéfices de l'approche moderne (Power Query vs le reste) sont multiples et transforment radicalement le flux quotidien de travail, voire même le rapport au travail. Economiser beaucoup de temps pour extraire et transformer ses données régulièrement, c’est permettre d’augmenter largement le temps dévolu à l’analyse des données. L'automatisation offerte par Power Query libère un temps précieux.

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Ce qui pouvait prendre des heures, voire des jours, auparavant se réduit facilement à quelques clics.

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De plus, la fiabilité est grandement améliorée. En automatisant la transformation, on élimine les erreurs de saisie et on s'assure que les données sont toujours propres et prêtes à l'emploi. (Ce qui permet d’ailleurs de prendre la liberté de changer la fréquence d’actualisation, pour passer de une fois par trimestre à tous les jours par exemple !)

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#4 | TCD boostés avec Power Pivot

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Pendant longtemps, les formules et les fonctions étaient l’alpha et l’oméga de l’analyse dans Excel. Quasiment tout se faisait avec des fonctions (SOMME, SOMME.SI., SOMME.SI.ENS, SOMMEPROD, RECHERCHEV, INDEX et EQUIV…).

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Mais les classeurs Excel étaient rapidement tentaculaires, difficiles à comprendre et lents à se calculer, même avec les meilleures pratiques. En 2025, le rôle des tableaux croisés dynamiques (les fameux TCD) est prépondérant pour l’analyse, d’autant plus lorsque ces TCD sont boostés avec Power Query et Power Pivot.

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Approche traditionnelle

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Avant l'avènement du Modern Excel, l'analyse des données était un processus fastidieux et souvent source d'erreurs. Les utilisateurs s'appuyaient principalement sur des formules comme RECHERCHEV, SOMME.SI.ENS, INDEX et EQUIV pour croiser et agréger des informations.

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Pour analyser des données massives, il fallait jongler avec plusieurs feuilles de calcul, ce qui rendait les fichiers lourds et complexes.

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Les tableaux croisés dynamiques (TCD) existaient déjà, mais leur utilisation était limitée aux données contenues dans une seule plage ou une seule feuille. Si l'on voulait analyser des données provenant de plusieurs sources, il fallait les consolider manuellement dans une unique table, un processus chronophage et rigide.

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Cette approche était statique : chaque fois qu'une donnée source était mise à jour, il fallait non seulement actualiser le TCD, mais souvent aussi refaire le travail de consolidation, ce qui transformait l'analyse en une tâche de maintenance constante.

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Approche moderne

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L'approche moderne a complètement transformé la manière de faire de l'analyse, en introduisant la business intelligence (BI) directement dans Excel. Au lieu de consolider manuellement les données, l'utilisateur se sert de Power Pivot pour créer un modèle de données (les liens entre les tables, via des relations).

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Cet outil permet d'importer des millions de lignes de données depuis de multiples sources différentes, puis de les relier entre elles de manière logique, comme on le ferait dans une base de données. Sans avoir à multiplier les fonctions de recherche, et sans alourdir les classeurs.

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Grâce à ce modèle, les tableaux croisés dynamiques ne se limitent plus à une seule source, mais peuvent analyser toutes les tables connectées simultanément. Par exemple une table de ventes avec une table d’objectifs, pour analyser et visualiser facilement les fois où l’objectif a été atteint, et les fois où ce n’a pas été le cas.

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Pour aller encore plus loin, le langage DAX (Data Analysis Expressions) permet de créer des mesure, qui sont des calculs correspondant à des indicateurs utiles pour l’analyse et la visualisation. Par exemple, au lieu de calculer une marge en ajoutant une colonne de formule dans votre source de données, vous créez une mesure DAX qui calcule cette marge de manière dynamique.

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Ces mesures se mettent à jour automatiquement dans votre TCD en fonction des filtres appliqués, ce qui rend l'analyse incroyablement flexible et puissante, mais aussi beaucoup moins lourde pour le classeur.

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Avec Power Pivot (et donc le modèle de données et le langage DAX), les TCD peuvent être transformés en de véritables tableaux de bord interactifs et multidimensionnels, capables de répondre à des questions complexes en un instant. Pour des tableaux de bord complets, les segments et les graphiques viennent compléter la trilogie en faisant d’Excel un véritable outil de BI et de dataviz.

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Les avantages de l’approche moderne

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Les bénéfices de cette approche moderne sont considérables. Elle permet d'abord une analyse multidimensionnelle sans limite de taille de données, offrant une flexibilité sans précédent. L'automatisation des liens entre les tables et l'utilisation de mesures DAX rendent les calculs plus fiables et plus rapides à exécuter.

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Enfin, cette méthode réduit drastiquement les erreurs et le temps passé à la maintenance des fichiers. En se concentrant sur la création d'un modèle de données robuste une seule fois, l'utilisateur peut se consacrer pleinement à l'exploration des données et à la recherche d'insights, transformant ainsi Excel en un outil d'aide à la décision de pointe.

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Et tout cela est parfaitement résumé dans notre article sur Power Pivot !

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#5 | SharePoint, Teams, OneDrive, API...

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Excel a longtemps été utilisé principalement dans sa version bureau, exécutée en locale, avec des données saisies manuellement ou ajoutées via des copier-coller. Mais cette pratique d’Excel n’est plus en adéquation avec la réalité des entreprises aujourd’hui, ni avec l’écosystème Microsoft et data existant.

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Approche traditionnelle

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Pendant des décennies, le travail sur Excel a été une affaire locale, uniquement dans l’application. L'utilisateur type travaillait sur un fichier enregistré sur son disque dur ou un serveur partagé, en utilisant la version de bureau d'Excel. Cette méthode, bien que familière, est devenue la source de différents problèmes ces dernières années.

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La collaboration est une tâche fastidieuse et risquée : pour partager le travail, il faut envoyer le fichier par e-mail, ce qui crée de multiples versions et sème la confusion. On se retrouve avec des documents nommés "Rapport_final_v1.2", "Rapport_final_v1.3", et on ne sait jamais quelle version est la plus à jour. En cas de travail simultané, un utilisateur doit verrouiller le fichier, empêchant les autres de l'ouvrir ou de le modifier.

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Cette approche rend le travail d'équipe lent, inefficace et mécaniquement sujet aux erreurs. La prise de décision est retardée, car la consolidation des retours et des modifications nécessite un travail manuel considérable, souvent pénible.

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Approche moderne

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L'avènement d'Excel en ligne et l'intégration avec des plateformes comme SharePoint, OneDrive et Teams ont marqué la fin de l'ère des fichiers statiques et du travail individuel. Le Modern Excel est collaboratif et dynamique par principe, et les outils collaboratifs de Microsoft ont développé de nombreuses possibilités dans ce sens.

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Les classeurs sont désormais stockés dans le cloud, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même fichier, en même temps, sans conflit. Chaque modification est visible en temps réel, ce qui élimine la confusion des versions.

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Cette approche moderne ne se limite pas à la saisie de données. D’ailleurs, les données sont de moins en moins saisies dans Excel qu’elles ne sont extraites depuis des outils dédiés comme des CRM, des SIRH et des outils comptables.

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Et là encore, l’approche moderne et BI d’Excel s’intègre parfaitement à l’évolution des pratiques. De la même manière qu’Excel se connecte à des sources fiables de données avec Power Query, le partage d’un classeur dans SharePoint permet aux données d’Excel d’être une source de données fiables, en s’y connectant avec le connecteur Power Query.

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L’écosystème Microsoft et notamment l’outil d’automatisation Power Automate et le langage Office Scripts permettent encore de rendre l’approche moderne d’Excel plus efficace, en ouvrant de nouvelles perspectives :

• Les automatisations planifiées (calendaires ou horaires)
• Les automatisations en fonction d’événements
• L’interaction avancée entre les différents outils Microsoft
• Un meilleur contrôle face aux programmes malveillants (l’une des failles de VBA aujourd’hui)

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Avantages de l’approche moderne

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L'adoption de l'approche moderne sur ce périmètre (Excel en ligne, SharePoint…) offre encore une fois des avantages décisifs. La collaboration en temps réel permet aux équipes de travailler ensemble, sans les frictions et les retards de l'approche traditionnelle. La gestion des versions devient automatique, ce qui élimine la confusion et le risque de perdre des informations.

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En étant intégré à des plateformes comme SharePoint ou Teams, Excel devient un outil de communication en soi, accélérant le processus de prise de décision. Cette fluidité et cette interaction avec le reste des outils Microsoft améliorent la productivité de chaque membre de l'équipe et permettent de consacrer plus de temps à l'analyse et à la stratégie, plutôt qu'à la gestion fastidieuse des fichiers et de leur mise à jour.

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Conclusion

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Le Modern Excel n’est donc pas qu'une simple mise à jour du logiciel ; c'est un changement complet de paradigme sur la data pour de nombreux métiers dans les entreprises.

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C’est opter pour une approche avec moins de formules, de fonctions et de VBA pour une approche no-code plus facile à apprendre et à maîtriser. C’est aussi opter pour la création d’outils Excel mieux organisés, et de fait plus faciles à comprendre et à modifier. C’est passer beaucoup moins de temps sur la manipulation des données, mais beaucoup plus de temps sur leur analyse.

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Et de manière générale passer beaucoup moins de temps sur des actions répétitives et chronophages au profit d’actions requérant des compétences humaines inaccessibles aux machines.

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En 2025, maîtriser les tableaux structurés, les nouvelles fonctions, Power Query, les TCD (boostés par Power Pivot) et les avantages de l’écosystème cloud Microsoft, c’est se garantir beaucoup plus d’efficacité et de meilleures analyses pour prendre de meilleures décisions, plus vite et plus sereinement.

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L’ensemble des explications, des idées et des ressources de cet article ont pour but de vous donner des clés de compréhension d’une approche moderne et BI d’Excel, plus efficace aujourd’hui. Mais nul besoin de changer toutes ses pratiques en une fois. Utiliser les tableaux structurés ou Power Query sont déjà, par exemple, d’excellentes manières d’optimiser ses pratiques sur Excel… qui vous permettront sans doute de trouver le temps de découvrir le reste du Modern Excel.

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