Si tu fais partie de celles et ceux qui pensent qu'Excel n'est qu'une affaire de chiffres, laisse-nous te dire que tu te mets le doigt dans l'œil.
Voilà nos 10 fonctions préférés pour traiter les données textuelles (tu peux télécharger le récap' à la fin).
#1 Mettre un texte en majuscules avec la fonction MAJUSCULE
La fonction MAJUSCULE est la solution qu'il te faut si tu dois transformer du texte pour le mettre en majuscules.
L'exemple-type, c'est la standardisation noms de famille qu'on voudrait tous mettre en majuscules.
L'utilisation de la fonction est assez simple. Il suffit d’écrire la fonction, puis de sélectionner la cellule que tu veux mettre en majuscules, et le tour est joué. La fonction ne comporte qu’un argument donc rien de bien compliqué à mettre en place.
=MAJUSCULE(texte)
Si le sujet t’intéresse, nous avons aussi un article complet sur les fonctions qui te permettent de changer la casse d’un texte. MAJUSCULE en fait partie, mais il y en a d’autres.
#2 Utiliser le symbole & pour regrouper plusieurs cellules
Ok, ce n'est pas une fonction, mais c'est le moyen le plus simple pour joindre plusieurs cellules et créer une chaîne de texte.
Regrouper des cellules, comme le nom, le prénom d’une personne et le mettre dans une seule cellule : un jeu d’enfant grâce à l’utilisation du symbole &.
Dans ta formule, il te suffit de séparer les cellules que tu souhaites concaténer avec le symbole &. Excel placera alors leurs contenus les uns à côté des autres.
Tu peux également concaténer du texte en l’insérant entre guillemets. C’est cette technique qu’il faudra utiliser si tu veux insérer des espaces par exemple.
=texte_1&" "&texte_2&" "&texte_3
Amine parle de l’utilisation de ce symbole dans une des vidéos de notre chaîne Youtube. On te recommande vivement de le maîtriser.
#3 Récupérer un plusieurs caractères à gauche ou à droite avec les fonctions GAUCHE & DROITE
Les fonctions GAUCHE et DROITE vont t’être grandement utiles si tu souhaites récupérer des caractères situés au début (à gauche) ou à la fin (à droite) d’une cellule. Les cas d’usage sont multiples, mais nous, on aime bien l’expliquer en partant de l’exemple des codes postaux et des numéros de département.
Mettons que ta base de données contiennent des codes postaux et que tu veuilles récupérer les départements qui correspondent. La fonction GAUCHE va te permettre d’extraire les deux premiers caractères. Exactement, ce que nous voulons obtenir !
GAUCHE et DROITE fonctionnent de la même façon, avec deux arguments : le texte dont tu veux récupérer le début ou la fin et le nombre de caractères que tu souhaites récupérer.
=GAUCHE(texte; nombre_de_caractères)
Ces fonctions sont les versions faciles, mais un peu plus limitées de la fonction qui arrive juste après : STXT.
#4 Extraire un ou plusieurs caractère avec la fonction STXT
La fonction STXT permet d'extraire une partie d’une cellule pour le ramener dans une autre.
A l’inverse des fonctions GAUCHE et DROITE, STXT peut aussi récupérer du texte situé au milieu d’une cellule, et pas seulement au début ou à la fin.
Trois arguments sont nécessaires pour la faire fonctionner. Le texte dont on veut extraire une partie bien sûr. Mais il faudra aussi renseigner le numéro du caractère à partir duquel on veut récupérer l’élément et le nombre de caractères qu’on veut récupérer.
=STXT(texte; numéro_du_caractère_de_départ; nombre_de_caractères)
#5 Remplacer un ou plusieurs caractères à l’aide de la fonction SUBSTITUE
La fonction SUBSTITUE te permet de remplacer un caractère par un autre. C’est la version “Fonction” du raccourci de clavier Ctrl+ H.
L’avantage d’utiliser la fonction plutôt que le raccourci, c’est que tu n’as pas à refaire la manipulation à chaque nouvel import de données. Si tu es capable de repérer des remplacements fréquents, alors la fonction SUBSTITUE sera un allié plus durable que Ctrl + H.
Souvent cette fonction est utilisée pour standardiser une base de données. Par exemple, pour remplacer des numéros de téléphone dont certains commencent par “0” et d’autres par “+33”. A noter qu’il est possible de faire plusieurs SUBSTITUE les uns à la suite des autres si plusieurs remplacements sont à prévoir.
=SUBSTITUE(texte; caractère_à_remplacer; caractère_de_remplacement)
Pour aller plus loin, dans l’article : “standardiser une base de données”, nous t’expliquons comment utiliser Ctrl +H, mais pour mieux comprendre la fonction SUBSTITUE, direction notre chaîne YouTube.
#6 Supprimer les espaces en trop avec la fonction SUPPRESPACE
Tu as déjà subi la loi des espaces invisibles ? Ceux qu’on ne voit pas, au début ou à la fin d’un texte ? Ou même les doubles espaces, impossible à déceler à l’oeil nu ?
Il existe une solution à ces problèmes.
Cette solution, c’est la fonction SUPPRESPACE qui supprime tous les espaces superflus.
Adieu les espaces invisibles qui mettent à mal toutes tes analyses.
C’est très pratique si tu récupères des données depuis un formulaire en ligne par exemple, et ça t’évitera d’avoir des bases des données moins bien rangées que ta chambre d’ado !
=SUPPRESPACE(texte)
#7 Chercher un caractères dans un tableau volumineux avec la fonction CHERCHE
Si on pouvait utiliser la fonction CHERCHE dans “Où est Charlie ?”, la célèbre BD n’aurait plus aucun intérêt.
Et oui, la fonction CHERCHE agit comme une tête chercheuse et te permet de retrouver très rapidement un élément dans le contenu d’une cellule.
Si l’élément que tu cherches est présent, la fonction te renvoie son emplacement dans la cellule. Si elle ne trouve rien, elle te renvoie une erreur.
=CHERCHE(texte_cherché; texte_dans_lequel_on_cherche; numéro_de_départ)
#8 Regrouper du texte avec la fonction JOINDRE.TEXTE
La fonction JOINDRE.TEXTE est une alternative plus puissante au symbole &. Elle permet également de concaténer le texte de plusieurs cellules mais sur des gros volumes de données, elle sera plus flexible et plus pratique que le symbole &.
Le premier argument de la fonction JOINDRE.TEXTE (le “délimiteur”) te permet de préciser comment seront séparés les textes que tu joins ensemble. Si tu souhaites les séparer par un espace, alors il faudra lui indiquer ici (et entre guillemets !!).
=JOINDRE.TEXTE(délimiteur; ignorer_si_vide; texte_à_regrouper)
#9 Récupérer du texte avec les fonctions TEXTE.AVANT & TEXTE.APRES
(dispo sur Excel 365)
Les fonction TEXTE.AVANT et TEXTE.APRES permettent de récupérer le contenu qui se trouve avant (ou après) un délimiteur donné.
Ces fonctions vont plus loin que les fonctions GAUCHE ou DROITE qui restent assez figées dans leur utilisation.
Avec ces nouvelles fonctions, Excel se rapproche encore un peu plus de la magie.
On a utilisé comme exemple la récupération du prénom à partir d’un texte composé du prénom et du nom.
Les deux fonctions comportent pas mal d’arguments facultatifs qui permettent vraiment de paramétrer précisément leur fonctionnement.
=TEXTE.AVANT(texte; délimiteur)
#10 Séparer les caractères d’une colonnes avec la fonction FRACTIONNER.TEXTE
(dispo sur Excel 365)
Séparer le contenu d’une cellule dans des cellules différentes. C’était possible grâce à l’outil Convertir, mais c’est maintenant possible et automatisable grâce à la fonction FRACTIONNER.TEXTE.
L’exemple qu’on a choisi te montre comment on a récupérer la civilité, le nom et le prénom de plusieurs candidats à partir d’une seule et unique cellule.
Comme les deux fonctions précédentes, FRACTIONNER.TEXTE peut être paramétrée assez finement grâce à ces 4 arguments facultatifs.
Vous avez dit “Superpouvoir” ?
Voilà un aperçu des fonctions de texte que tu peux utiliser sur Excel.
D'ailleurs, si tu veux passer un cap dans ta maîtrise des fonctions de texte, on ne peut que t'inviter à jeter un oeil à notre formation sur les tableaux de bord ou à nos formations 100% individuelles et sur-mesure.
