Les tableaux croisés dynamiques (ou TCD) sont l’un des outils les plus rentables d’Excel. Ce qui veut dire que le temps qu’il faut pour apprendre à les utiliser est très peu élevé par rapport au temps qu’ils permettent de gagner une fois maîtrisés.
En y consacrant 60 minutes de ta vie maximum, tu peux optimiser plusieurs minutes ou heures de ton temps au boulot chaque semaine de chaque année de toute ta carrière.
Pourtant, tout le monde ne les maîtrise pas encore, sans doute à cause d’un nom à rallonge et à leur réputation d’être un outil très très compliqué. (Alors qu’ils sont incroyablement intuitifs, dès les premières minutes).
Bref, si tu lis cet article, c’est pour gagner du temps, donc commençons maintenant !
Les TCD, ça sert à quoi ?
Les TCD permettent de faire sans aucune formule ni aucune fonction des calculs complexes pour analyser un ensemble de données. Ces données n’ont pas besoin d’être chiffrées, les TCD fonctionnent aussi bien sur des listes de personnes que sur des inventaires que sur des bases de données de factures.
L’objectif principal des TCD est de synthétiser des grands ensembles de données en produisant des résultats par catégorie.
Chez Solpedinn, nous disons que les TCD permettent de faire des analyses catégorielles de données. Par année, par mois, par client, par région, par tranche d’âges, etc., les possibilités sont presque illimitées.
Comment créer un TCD à partir d’un tableau
La meilleure pratique à adopter sur les TCD c’est de les créer directement à partir de données contenues dans un tableau. De cette manière, si de nouvelles lignes de données sont ajoutées au tableau source, les résultats du TCD seront eux aussi modifiés. Et donc votre TCD et vos analyses catégorielles seront entièrement dynamiques.
Donc, pour créer un TCD dynamique vierge depuis un tableau :
- Sélectionner une cellule du tableau source
- Cliquer sur l’onglet « Insertion » du ruban
- Cliquer sur l’option la plus à gauche, « Tableau croisé dynamique »
- Dans la boîte de dialogue affichée, cliquer sur « Ok » (ou bien sélectionner « Feuille existante » puis un emplacement dans une feuille déjà créée)
C’est terminé ! Le TCD est créé. Même s’il est vierge pour l’instant et que c’est à toi de le paramétrer.
Comment paramétrer les différents champs d’un TCD
A sa création, un TCD est vierge. Tous ses champs sont vides. C’est à toi d’indiquer à Excel ce que tu veux analyser en faisant glisser certains noms de colonnes soit dans les champs de lignes, soit dans les champs de colonnes, soit dans les champs de valeurs.
N’hésite pas à faire glisser un peu au hasard les noms des colonnes dans les différents champs pour voir les résultats et comprendre le mécanisme. Tu n’as pas à t’inquiéter de faire une erreur. Tout ce que tu feras est très rapide à faire et très rapide à défaire.
Comment modifier les calculs affichés par défaut
Par défaut, les résultats d’une colonne ajoutée au champs « Valeurs » vont être agrégés via une addition. Donc pour l’essentiel, les résultats bruts obtenus par un TCD seront des sommes par catégorie.
Par exemple l’addition des chiffres d’affaires par client :
- La colonne Clients dans le champs « Lignes »
- La colonne Montant HT dans le champs « Valeurs »
Ou bien l’addition des chiffres d’affaires par client ET par année.
- La colonne Clients dans le champs « Lignes »
- La colonne Dates (ou Années) dans le champs « Colonnes »
- La colonne Montant HT dans le champs « Valeurs »
Mais parfois ce n’est pas la somme qui est le type d’agrégat le plus pertinent.
Un simple clic droit sur une des cellules du TCD contenant un résultat chiffré (une somme par défaut) permet de modifier le type de calculs, pour remplacer la somme par la moyenne par exemple.
Voici quelques types de calculs d’agrégats souvent utilisés :
- Agrégat par somme
- Agrégat par nombre de valeurs
- Agrégat par moyenne
- Agrégat par valeur min
- Agrégat par valeur max
Comment renommer les colonnes d’un TCD
Excel attribue automatiquement des noms assez moches aux colonnes créées dans le TCD. Ces noms sont créés en fonction de la colonne utilisée dans la source de données et, le cas échéant, du type d’agrégat utilisé (somme, moyenne, min, max, etc.).
Pour les renommer rien de plus facile. Il suffit de sélectionner le nom de la colonne et de saisir un nouveau nom.
Certains noms ne sont pas acceptés, afin d’éviter les quiproquos entre la source de données initiale et le TCD créé.
Comment modifier les formats de nombre de manière dynamique
Avec tout ça, ton TCD est presque terminé et tu peux comprendre facilement les grandes tendances de ta base de données. Mais pour que tout soit optimisé, comme souvent sur Excel, il est temps de t’attaquer à la mise en forme des résultats.
Tu peux faire un clic droit sur une cellule d’une colonne chiffrée et cliquer sur « Format de nombre… ». De là, libre à toi d’afficher les résultats en nombres, en euros, en dates, etc. Si tu veux calculer des pourcentages, il peut être intéressant de refaire un clic droit et de sélectionner « Afficher les valeurs… » plutôt que « Format de nombres… »
Voilà, tu es prêt à faire les TCD qui vont te faire gagner un maximum de temps sur Excel. Mais tu es loin d’avoir encore tout découvert sur les TCD ! Cet outil est incroyable et prendre du temps pour découvrir plein d’astuces sur les TCD peut être très très intéressant.
N’hésite pas à nous contacter si tu veux te former sur Excel avec nous. A bientôt !
