Sommaire
Formation Power Automate
Envie d'aller plus loin dans l'automatisation de votre organisation ?
Sommaire
Voici cinq astuces, du type de celles qu'on partage en formation, pour passer de la prise de notes basique à un usage réellement structuré.
Créer une arborescence avec des sous-blocs-notes
Beaucoup d'utilisateurs entassent tout dans un seul bloc-notes, ce qui devient vite illisible. La première astuce consiste à créer des sous-blocs-notes, organisés comme une véritable arborescence : un bloc-notes par projet ou par thématique, avec des sections et des sous-pages à l'intérieur.
Cette structuration, simple à mettre en place, change radicalement la façon dont on retrouve l'information plus tard, plus besoin de faire défiler des dizaines de pages pour retomber sur la bonne note !
Construire des liens type sommaire entre vos pages
OneNote n'est pas fait que pour prendre des notes de façon linéaire : on peut aussi créer des liens entre plusieurs pages, un peu à la manière d'un sommaire cliquable.
Concrètement, cela permet de transformer une page d'accueil en véritable table des matières, avec des liens qui renvoient directement vers les sections ou pages concernées.
C'est particulièrement utile pour des projets qui comportent plusieurs volets (réunions, comptes-rendus, suivi de tâches) que l'on veut pouvoir naviguer rapidement, sans perdre de temps à chercher.
Partager et collaborer en toute sécurité
OneNote devient réellement puissant lorsqu'il est utilisé à plusieurs. Il est possible de partager l'ensemble d'un bloc-notes avec un collaborateur, en choisissant le niveau d'accès : en consultation seule, ou en modification.
Pour aller plus loin dans le contrôle, on peut également définir un mot de passe ou une date d'expiration pour les droits de modification, pratique pour un partage temporaire, le temps d'un projet.
Un point d'attention à connaître : sur la version bureau de OneNote (contrairement à la version cloud/en ligne), une modification apportée par un collaborateur ne remonte pas instantanément. Il faut aller vérifier l'état de synchronisation pour réactualiser sa version locale et être sûr de travailler sur les dernières mises à jour.
Connecter OneNote à Outlook
OneNote gagne encore en efficacité une fois relié à Outlook.
Plusieurs fonctionnalités permettent de fluidifier le passage entre les deux outils :
- Envoyer une page par email, directement depuis OneNote, sans avoir à faire de copier-coller.
- Créer des tâches à partir d'une note, pour ne plus perdre le fil de ce qu'il reste à faire, un principe que l'on retrouve aussi dans l'automatisation des rappels et notifications avec Power Automate.
- Utiliser le bouton de détails de la réunion, qui accède directement à votre emploi du temps Outlook pour insérer automatiquement les informations de la réunion (date, participants, ordre du jour) dans votre page de notes.
- Créer des balises personnalisées, pour repérer en un coup d'œil les actions à mener, les points importants ou les éléments en attente.
Gagner du temps avec des modèles de pages sur OneNote
Dernière astuce, souvent négligée : la mise en place de modèles de page. Plutôt que de reconstruire la même structure à chaque nouvelle réunion ou note, on peut définir un modèle par défaut, ou créer son propre modèle personnalisé (template), réutilisable en un clic.
Un gain de temps simple, mais qui change vraiment les habitudes une fois pris.
L'astuce cachée de OneNote : dicter, transcrire, traduire
OneNote propose aussi plusieurs fonctionnalités qui accélèrent la prise de notes sans clavier : la dictée vocale transforme la parole en texte, la transcription automatique fonctionne à partir d'un fichier audio (l'enregistrement d'une réunion, par exemple), et la traduction de page convertit une note dans une autre langue en un clic (à utiliser avec prudence, la précision n'étant pas toujours parfaite).
