Sommaire
Formation Power BI
Prêt à construire vos propres indicateurs ? Contactez Solpedinn pour définir la formation adaptée à
Sommaire
Dans ce tutoriel gratuit d'initiation à Power BI, vous allez découvrir comment transformer des données de ventes en KPI lisibles : le chiffre d'affaires, l'atteinte de l'objectif et la marge brute, enrichis d'une comparaison avec l'année précédente et de couleurs qui parlent d'elles-mêmes. Pas besoin d'être expert : si vous savez faire une somme dans Excel, vous avez déjà l'essentiel.
Qu'est-ce qu'un KPI, et pourquoi le construire dans Power BI ?
Un KPI (indicateur clé de performance) est un chiffre qui mesure l'atteinte d'un objectif : chiffre d'affaires, marge, taux de réussite... Pour être utile, il répond à trois questions :
- Où en suis-je ? la valeur actuelle
- Par rapport à quoi ? l'objectif ou la période précédente
- Est-ce bien ou pas ? une couleur ou un signe qui permet de juger sans calculer
Dans Power BI, ces indicateurs sont interactifs : en filtrant sur une région, un produit ou un trimestre, tous les chiffres se recalculent. C'est ce qui les distingue d'un tableau figé dans un fichier Excel.
Le prérequis de notre tuto Power BI : un modèle de données propre
Avant de créer le moindre indicateur, vos données doivent être bien organisées. L'exemple de ce tutoriel repose sur un modèle simple :
- des tables de faits : les ventes et les objectifs
- des tables de dimension, dont une table de dates indispensable pour comparer les périodes
- une table de mesures, qui regroupe tous vos calculs au même endroit
Si vos données arrivent en vrac, préparez-les d'abord avec Power Query. Notre article Comment bien débuter sur Power Query vous explique par où commencer.
Étape 1 : créer vos premières mesures
Un KPI repose sur une mesure : un calcul écrit en langage DAX, qui se recalcule selon les filtres du rapport. Bonne nouvelle : les premières mesures ressemblent à ce que vous faites déjà dans Excel. Trois suffisent pour démarrer :
CA = SUM(Ventes[CA])
Objectif = SUM(Objectifs[Objectif])
Atteinte objectif = DIVIDE([CA]; [Objectif])
Marge brute = [CA] - [Coûts de production]
La première mesure additionne une colonne, comme une fonction SOMME. La deuxième en fait de même pour l'objectif. La troisième divise le chiffre d'affaires par l'objectif : un résultat de 101 % signifie que l'objectif est atteint. La dernière soustrait les coûts de production du chiffre d'affaires.
Une fois ces mesures créées, ajoutez-les dans une carte : chaque mesure devient un indicateur. Pour comprendre la place de DAX par rapport à la préparation des données, lisez notre article sur le langage M et sa différence avec DAX.
Selon la langue de votre Power BI, le séparateur de la formule est ; ou ,. Les noms de tables et de colonnes sont des exemples à adapter à votre modèle.
Étape 2 : donner du contexte avec les étiquettes de référence
Un chiffre seul ne dit rien. La nouvelle carte de Power BI permet d'ajouter, sous chaque indicateur, une ou plusieurs étiquettes de référence. Elles affichent une seconde information : l'objectif, l'écart en valeur, une comparaison.
Par exemple, sous le chiffre d'affaires, on peut afficher :
- l'objectif fixé
- l'écart entre le chiffre d'affaires réalisé et l'objectif
Pour la lisibilité, personnalisez le titre de chaque étiquette (« Objectif », « Delta ») au lieu de laisser le nom technique de la mesure, et retirez les tirets bas de vos noms de mesures dans l'affichage. Le résultat est plus clair pour vos lecteurs.
Étape 3 : comparer avec l'année précédente
La comparaison avec l'année N-1 est l'une des analyses les plus demandées. Elle demande trois mesures, toujours construites sur le même principe :
CA N-1 = CALCULATE([CA]; DATEADD('Date'[Date]; -1; YEAR))
Écart N-1 = [CA] - [CA N-1]
Écart N-1 % = DIVIDE([Écart N-1]; [CA N-1])
La première utilise CALCULATE, qui recalcule le chiffre d'affaires sur une autre période, et DATEADD, qui décale les dates d'un an vers le passé. C'est ici que votre table de dates est indispensable. Les deux autres mesures en découlent : l'écart en valeur, puis l'écart en pourcentage.
Il ne reste qu'à ajouter ces mesures comme étiquettes de référence de votre carte. Pour la marge brute, la logique est identique : on remplace simplement le chiffre d'affaires par la marge dans la formule.
Étape 4 : une mise en forme qui parle d'elle-même
Dernier ingrédient : permettre de juger en un regard. Deux réglages font toute la différence.
Un signe selon le résultat. Dans le format de l'étiquette, choisissez un format dynamique : un plus devant les valeurs positives, un moins devant les négatives, et rien si l'écart est nul. Une hausse se lit immédiatement.
Une couleur selon une règle. Dans la couleur d'arrière-plan de l'étiquette, définissez une règle basée sur votre mesure d'écart en pourcentage : par exemple vert lorsque l'écart est positif, gris sinon. Les couleurs sont libres : l'essentiel est qu'elles soient cohérentes dans tout le rapport.
En changeant de filtre (une autre période, une autre région), signes et couleurs se mettent à jour automatiquement. Avec un trimestre dont les données ne sont pas encore arrivées, l'indicateur passera par exemple en négatif, et c'est normal.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques sur Power BI
- Une table de dates absente : sans elle, la comparaison avec l'année précédente ne fonctionne pas.
- Une division par zéro : utilisez
DIVIDEplutôt que le signe/, qui gère le cas où le dénominateur est vide. - Des mesures dispersées : regroupez-les dans une table dédiée et donnez-leur des noms explicites.
- Un format dynamique qui refuse de se valider : Power BI ajoute parfois des guillemets en trop dans le champ. Gardez un guillemet au début et un à la fin.
- Trop de couleurs : une ou deux suffisent. Un indicateur doit se lire en une seconde.
Ces KPI ne sont qu'une partie d'un tableau de bord complet : le vrai travail consiste à les organiser avec d'autres visuels pour raconter une histoire claire. Pour progresser, plusieurs parcours sont possibles :
- la formation Power BI débutant, pour maîtriser les bases du modèle et des mesures
- la formation Power BI intermédiaire et la formation Power BI avancé, pour aller plus loin en DAX
- la formation Power BI commercial, pour suivre vos ventes et vos objectifs
- une formation sur mesure adaptée à vos données
Si vous démarrez dans Excel, notre article Créer un tableau de bord commercial sur Excel propose un modèle gratuit pour comparer les approches.
