Créer un Calendrier Mensuel Dynamique 100% Excel
Dans l'ère professionnelle actuelle, la gestion efficace du temps est un enjeu majeur, et toute méthode (ou outil) capable de l’optimiser est bonne à avoir.
Cela passe notamment par les calendriers, les agendas… Pour mieux s’organiser, un agenda doit être complet, dynamique et permettre de tout anticiper.
Avoir un calendrier dynamique 100% Excel est une compétence inestimable, offrant des avantages significatifs pour organiser sa vie et maximiser l'efficacité.
Un tel fichier, élaboré avec finesse, peut simplifier la gestion des tâches quotidiennes, des événements importants et des rendez-vous professionnels.
La clé de ce système réside dans la flexibilité qu'offre Excel, permettant de dynamiser les données au maximum pour limiter le retraitement, les modifications et ainsi créer un calendrier personnalisé répondant aux besoins spécifiques de chaque utilisateur et sans obsolescence.
En 3 épisodes (plus un épisode bonus) nous allons vous montrer comment créer un calendrier dynamique mensuel sur Excel de A à Z, adaptable dans n’importe quel corps de métier avec n’importe quel besoin.
Épisode 1 : Événements, jours fériés et planification
Dans le premier épisode nous n’allons pas tout de suite nous occuper de la partie visible du calendrier, mais de ses fondations cachées. On va créer les onglets de « construction » qui serviront à dynamiser notre (futur) calendrier.
Tout d’abord avec la feuille PARAMETRES et deux tableaux hyper importants :
- La liste des différents « événements » qui constitueront le calendrier comme les formations, l’administratif etc. Bien évidemment ici nous avons pris l’exemple d’un calendrier de formations mais libre à vous d’y glisser vos événements personnalisés.
- La liste des jours fériés, qui va s’actualiser en fonction de l’année choisie (et donc qui ne nécessitera aucune modification dans le temps).
Et ensuite la feuille PLANIFICATION où en fonction du mois et de l’année choisis dans le calendrier :
- Il affichera toutes les dates de ce mois correspondant
- On assignera un événement pour chacune de ses dates
En gros c’est simple, on assigne des événements à des dates précises et il les affichera dans le calendrier.
Épisode 2 : Le calendrier mensuel ultime
Dans le deuxième épisode, nous explorons les techniques pour créer un calendrier visuellement attrayant et surtout très ergonomique et avec une lecture limpide et facile.
Un calendrier qui est bâti sur la base deux segments : les années et les mois qu’on ira créer à partir du tableau de la feuille PLANIFICATION (qui contient toutes les dates et leurs informations).
Et au simple clic sur l’un des mois et l’une des années, les bonnes dates avec les bonnes informations s’afficheront dans le calendrier. Mais quelle est l’architecture de ce calendrier et qu’est ce qui le rend si dynamique ?
Tout d’abord nous allons établir nos 7 colonnes qui ne seront ni plus ni moins que les jours de la semaine de lundi à dimanche.
Et en lignes nous allons générer nos dates qui se dynamiseront en fonction des sélections faites sur le segment. Pour ce faire nous allons utiliser :
- Une fonction AGREGAT nous permettant de n’afficher que les dates correspondant aux segments sélectionnés et qui seront rattachées à la bonne colonne et donc au bon jour de la semaine.
Autrement dit, si nous sélectionnons l’année 2023 et le mois de décembre, n’apparaitront que les dates de décembre 2023, et toutes alignées au jour de la semaine correspondant. Ce qui nous permet dans un premier temps de faciliter la lecture car on connaitra en un coup d’œil le jour, le mois, l’année et même le jour de la semaine, mais surtout qui fera en sorte que les bonnes dates (par rapport aux sélections faites dans les segments) apparaissent.
À partir de ces dates, nous allons construire notre formule pour, non pas générer ces dernières mais pour aller chercher les événements (s’il y en a) qui y ont été rattachés. Pour cela nous allons faire une longue formule qui mixe plusieurs fonctions :
- La fonction LET
- La fonction SEQUENCE
- La fonction JOURSEM
- La fonction SI
- La fonction MOIS
- La fonction RECHERCHEX
Le tout mixé avec des plages nommées ou encore plusieurs référentiels. Ça parait très compliqué dit comme ça, avec beaucoup d’informations, mais fait au fur et à mesure et méthodiquement, c’est très intuitif (cf vidéo ci-dessus).
Petit bonus, dans cette formule nous allons également demander l’intégration d’une petite icône visuelle pour chaque date correspondant à un jour férié.
Une fois cette formule finalisée nous obtenons donc :
- Chaque date en fonction du mois et de l’année choisis
- Les événements rattachés à chacune d’entre elles
- Une petite icône pour chaque jour férié
Et bien évidemment si on change de mois et/ou d’année, les dates changeront et les événements affichés également.
Pour terminer cet épisode, nous allons ajouter encore plus de lisibilité et d’éclat à notre calendrier. Nous allons mettre en couleur chaque date en fonction de leurs informations à savoir :
- En vert : les jours fériés et les congés
- En jaune : les arrêts maladie
Et pour les événements :
- En violet foncé : les formations
- En rose : les créneaux réservés à l’administratif
- En violet clair : les « autres » événements
Tout ceci est basé sur NOTRE exemple de calendrier de formations, et ces informations et leurs couleurs pourront être adaptés à votre guise.
En tout cas, désormais, au premier coup d’œil vous pourrez facilement distinguer les données correspondant à une date grâce à ces couleurs qui en plus de divulguer des informations, ajoutera de la vie et du charme à notre calendrier.
Nous avons donc un calendrier qui se dynamise au rythme des années et des mois sélectionnés, qui affiche les dates correspondantes et les événements correspondants et qui affiche en couleur chacune des cellules en fonction de ces informations susnommées.
On va maintenant y ajouter quelques données complémentaires (mais non négligeable) pour en plus d’avoir un agenda facile à lire et à utiliser, pouvoir pousser un peu l’analyse.
Épisode 3 : Indicateurs et graphique
Les paramètres OK ! Le calendrier OK ! Maintenant on va s’attaquer à la création de différents indicateurs afin de ressortir plusieurs informations visuelles et statistiques de ce calendrier et ce, en fonction des filtres appliqués.
On va commencer par intégrer juste au-dessus du calendrier les différents événements que nous avons intégrés à notre fichier. Dans notre cas, les formations, les plages dédiées à l’administratif, les différents types de jours off comme les congés et maladies.
Grâce à des fonctions comme NB.JOURS.OUVRES.INTL et à des plages nommées nous allons faire ressortir le pourcentage de chaque événement par rapport au nombre de jours ouvrés de l’année en cours. Ainsi, on obtiendra :
- Le pourcentage de formations sur l’année en cours
- Le pourcentage d’administratif / autre sur l’année en cours
- Le pourcentage de congés payés sur l’année en cours
- Le pourcentage de congés maladie sur l’année en cours
- Le pourcentage de jours sans planification sur l’année en cours
- Le tout habillé d’une mise en forme conditionnelle en barres de donnés avec une jauge sur chacune des cellules pour exprimer visuellement ces taux.
Ensuite nous allons créer un graphique en histogramme pour exprimer le nombre de formations par mois et ainsi pouvoir avoir un visu immédiat des mois les plus chargés et des mois creux sur l’année en cours.
Avec un petit bonus : le mois sélectionné dans les segments laisse apparaitre sa barre en violet dans l’histogramme pour ajouter un peu de dynamisme et d’acuité à ce graphique.
Pour terminer nous allons reporter les indicateurs mensuels juste en dessous du graphique pour avoir à l’instar des statistiques ajoutées au-dessus du calendrier, les statistiques de chaque événement mais cette fois en fonction du mois sélectionné. Ce qui nous permet d’obtenir :
- Le pourcentage de formations pour cette période
- Le pourcentage d’administratif pour cette période
- Le pourcentage de congés payés pour cette période
- Le pourcentage de congés maladie pour cette période
- Le pourcentage de jours sans planification pour cette période
Le tout avec cette jauge pour donner vie à ces données.
Il est important d’avoir des indicateurs dans notre calendrier, ce qui fait considérablement gagner du temps, de l’intuitivité à la lecture de notre calendrier. C’est le parfait appoint pour savoir gérer correctement son temps et avoir une vision globale de notre emploi du temps.
Enfin pour ajouter encore plus de simplicité d’utilisation au fichier, nous allons y intégrer des macros permettant au clic d’ajouter ou de supprimer un événement d’une date, directement depuis le calendrier.
Épisode Bonus: Ajouter / Supprimer des événements au clic sur une date avec le VBA
Dans notre épisode bonus, nous explorons le monde du VBA (Visual Basic for Applications). Nous vous apprenons à automatiser le processus en permettant aux utilisateurs d'ajouter ou de retirer des événements en double-cliquant sur une date du calendrier.
Cette fonctionnalité, puissante et conviviale, offre une expérience utilisateur optimale, permettant des modifications rapides et faciles du calendrier.
On y utilisera pour cela des lignes de code VBA avec une macro qui se déclenche au double-clic et ouvre un USERFORM permettant d’ajouter les informations de l’événement pour l’intégrer à notre calendrier.
Ainsi il suffira de se rendre sur la date souhaitée, de double-cliquer :
- Si celle-ci est vide, un USERFORM apparaitra et il faudra remplir les informations de l’événement qu’on souhaite ajouter et il apparaitra dans le calendrier
- Si celle-ci contient déjà un événement elle le supprimera.
Grâce au VBA, on va donc pouvoir ajouter / retirer des éléments plus que rapidement sans forcément passer par d’autres onglets. Pratique et on ne peut plus efficace.
Pour conclure, maîtriser l'art de créer un calendrier mensuel dynamique 100% Excel offre bien plus qu'une simple organisation quotidienne. C'est un investissement dans le gain de temps et la possibilité de s’adonner à des tâches plus prioritaires tout en ayant un œil avisé sur son agenda sur le court/moyen/long terme.
En utilisant les outils et les techniques que nous avons explorés dans cette série, vous êtes désormais prêt à optimiser tout ça.
N'hésitez pas à explorer, à expérimenter et à adapter ces méthodes à vos besoins spécifiques. Votre voyage vers une gestion du temps exceptionnelle commence ici, avec Excel à vos côtés.
