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Formation Excel Débutant
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Numéroter les lignes d'un tableau à la main ? Une perte de temps. Bonne nouvelle : Excel sait le faire tout seul. Il existe une fonction pensée exactement pour ça, elle s'appelle LIGNE, et couplée à une petite soustraction, elle numérote n'importe quel tableau en quelques secondes, même si vous ajoutez ou supprimez des lignes ensuite.
Comment numéroter un tableau Excel ? Deux fonctions et une addition
Dès lors que nous créons un tableau, peu importe les données qui s’y trouvent, on va souvent vouloir numéroter ses lignes pour apporter plus de facilité de lecture.
Si vous partez d'un simple import CSV ou d'un collage brut depuis un autre logiciel, on vous conseille d'abord de jeter un œil à notre article sur comment passer d'un import brut à un tableau de pro : ça ne prend que 3 étapes et ça change tout pour la suite.
Alors pour numéroter les lignes, il existe plein de solutions rapides sans se creuser la tête : numéroter à la main s'il n'y a pas beaucoup de lignes, incrémenter vers le bas etc.
Mais nous on cherche à obtenir deux choses pour qu’en plus d’être efficace ça marche à tous les coups :
- Que ce soit dynamique (si on modifie nos lignes par exemple)
- Que ça s’affiche dans un format spécifique qui ne va pas se confondre dans les données du tableau.
Mais rien ne vaut l’exemple concret pour imager tout ça.
Nb : Petit bonus, l’outil « Tableau » permet une incrémentation automatique, pas besoin de le faire à la main.
« Mais attendez ça ne marche pas, la première cellule de mon tableau me renseigne le numéro 3 ».
Là où je réponds : « C’est normal nos données débutent à la troisième ligne. Mais attendez la suite ! »
La formule qui permet de numéroter automatiquement Excel
Noter les numéros manuellement c’est chronophage, gonflant et en plus on peut facilement commettre des erreurs. Heureusement Excel a toujours des solutions : une fonction qui sert à trouver automatiquement le numéro de ligne. Et la fonction s’appelle… (roulement de tambour) … LIGNE. Très simple, on saisit la fonction LIGNE qui aura pour seul argument la référence dont on veut connaitre le numéro de ligne (la cellule quoi).
Si l’on ne renseigne aucun argument Excel nous renseignera le numéro de ligne de la cellule où l’on se trouve. Ça tombe bien c’est exactement ce qu’on cherche ici, donc pas besoin de renseigner quoique ce soit dans cette fonction on ferme la parenthèse et POINT BARRE !
=LIGNE()
8 pressions sur les touches de notre clavier, 2 secondes de manipulation et nos numéros de lignes s’affichent.
Une soustraction et le tour est joué
Alors oui pour l’instant la numérotation commence à partir de la ligne 3 car on ne commence jamais un tableau sur la ligne 1 (question de lisibilité).
Et pour que la numérotation commence à partir de 1, il nous suffit de soustraire notre ligne calculée précédemment au numéro de ligne de nos entêtes.
Ceux-ci se situent juste au-dessus de la ligne de début de nos données (d’où le nom).
On soustrait donc notre première fonction LIGNE à une deuxième fonction LIGNE dans laquelle on va sélectionner nos entêtes.
=LIGNE()-LIGNE(entêtes)=3-2=1
Petit tour de passe-passe pour que notre numérotation commence à 1. Simple, diablement efficace et qui marche à tous les coups.
Plus qu’à mettre au bon format la numérotation Excel
Les simples chiffres isolés peuvent prêter à confusion dans notre tableau, nous allons donc un peu les mettre en forme pour rendre le tout plus compréhensible et soigner la mise en forme de vos tableaux.
Pour choisir des formats la fonction TEXTE est redoutable, on peut absolument faire ce tout ce que l’on souhaite.
Illustration en deux étapes !
On veut que notre numérotation comporte 3 chiffres : « 00X ».
On va donc attribuer à notre fonction un format qui permet de le faire en insérant une fonction TEXTE au début de notre formule.
Premier argument : attribuer un format à quoi ? À notre calcul précédent.
Deuxième argument : Quel format ? On ouvre les guillemets et on saisit : « 000 ». Pourquoi des 0 ? Pour obliger Excel à afficher 3 chiffres sachant que si notre calcul en comporte moins, Excel affichera des 0 à la place : « 001 » ou « 010 ».
=TEXTE(LIGNE()-LIGNE(entêtes);« 000 »)
Mais ce n’est pas tout, pour habiller le tout et montrer qu’il s’agit bien d’une numérotation, on va y ajouter un #.
Problème ? Dans les codes formats le # a une mission, celle de remplacer un nombre. Il devra donc être précédé d’un antislash (« \ ») pour qu’Excel comprenne qu’on souhaite obtenir le caractère et non sa fonction de code format.
En image :
- =TEXTE(LIGNE()-LIGNE(entêtes);« #000 ») = 001 (aucun changement)
- =TEXTE(LIGNE()-LIGNE(entêtes);« \#000 ») = #001
Résultat des courses on obtient bien nos numéros de lignes avec notre format à 3 chiffres précédés d’un #.
#001, #002…, #010, #011 etc.
Voilà comment en 3 fonctions et une soustraction nous avons numéroté automatiquement les lignes de nos tableaux en à peine 30 seconde, de manière dynamique et en limitant la marge d’erreur.
Une fois vos lignes numérotées, pensez aussi à rendre vos données filtrables avec les segments Excel. C’est cadeau !
