Les dates sur Excel : les trucs & astuces

Les dates sont un des 3 types de données que vous retrouvez dans un fichier Excel (les 2 autres étant le texte et le numérique). Que vous soyez débutant ou déjà à l'aise sur Excel, il est essentiel d’en connaître tous les secrets : que ce soit la saisie, le format ou encore la vérification. Dans cet article, vous trouverez quelques tips d’utilisation à mettre en place pour gagner du temps et de l’efficacité dans les données.

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Saisir une date sur Excel en un clin d'oeil

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Raccourci clavier pour saisir une date sur Excel

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Un des raccourcis claviers à retenir de toute urgence pour saisir la date du jour :

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Recopier une même date

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Vous avez saisi une date dans une cellule. Sur les cellules (en-dessous ou à droite), vous avez besoin d’avoir la même valeur. Utilisez la poignée de recopie (ou petite croix noire) pour étirer la date saisie vers le bas ou vers la droite. Par défaut, vous avez la suite de la date saisie initialement.

Exemple : vous saisissez 01/10/2024 puis en étirant, vous obtenez 02/10/2024, 03/10/2024, 04/10/2024…

Cependant, vous avez à l’affichage, l’icône Options de recopie. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de sélectionner Copier les cellules. Vous obtenez ainsi la valeur 01/10/2024 sur toutes les cellules concernées.

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Incrémenter par mois, par année

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En utilisant la même manipulation que Recopier une même date, vous pouvez incrémenter la date de mois en mois ou d’année en année. Ainsi vous pouvez créer très rapidement des tableaux mensuels ou annuels.

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Liste personnalisée

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Vous utilisez Excel en français et vous avez besoin d’écrire les mois ou les jours en français. En écrivant OCTOBRE et en étirant la cellule via la poignée de recopie, cela écrit automatiquement NOVEMBRE, DÉCEMBRE, JANVIER, FÉVRIER… En écrivant Mardi et en étirant la cellule via la poignée de recopie, cela écrit automatiquement Mercredi, Jeudi, Vendredi…

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Mais vous avez besoin également d’écrire ces mois ou jours dans une autre langue. Malheureusement, sans changer les paramètres d’Excel, vous n’avez pas la possibilité d’utiliser cette astuce. En effet, à l’installation de votre suite Office, vous choisissez la langue d’usage. Automatiquement, cela génère une liste personnalisée des mois et jours dans cette langue.

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Pour créer une nouvelle liste personnalisée:

1. Il faut vous rendre sur FICHIER | OPTIONS (en bas à gauche de la fenêtre Excel). Une fenêtre s’ouvre.
2. Rendez-vous sur la partie OPTIONS AVANCÉES puis dans la partie GÉNÉRALES (descendre dans la fenêtre).
3. Cliquez sur le bouton « Modifier les listes personnalisées ».

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Procédure pour créer une nouvelle liste :

1. Être sur Nouvelle Liste dans la partie gauche de la fenêtre
2. Ecrire les mois ou jours dans la langue souhaitée dans la partie droite de la fenêtre, en faisant la touche Entrée à chaque valeur pour les séparer.
3. Cliquer sur Ajouter pour valider la nouvelle liste.

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Procédure pour modifier une liste existante (sauf les listes générées à l’installation) :

1. Sélectionner la liste à modifier dans la partie gauche de la fenêtre.
2. Modifier la liste dans la partie droite de la fenêtre.
3. Cliquer sur Ajouter pour valider la modification.

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Formater ses dates automatiquement sur Excel

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Date courte ou date longue

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Après avoir saisi une date, vous pouvez modifier son format pour afficher plus ou moins des informations complémentaires. Faites un clic droit sur la cellule puis cliquez sur Format de cellule (il existe d’autres moyens pour accéder à cette fonctionnalité).

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Cependant chaque format a des avantages et / ou des inconvénients ! Exemple avec l’impression d’un planning d’astreinte prévisionnelle pour vos collaborateurs, astreinte qui a lieu dans 6 mois.

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Un salarié se voit d’astreinte le 1er avril 2025

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Format date courte – exemple : 01/04/2025

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Avantage : ne prend pas de place visuellement dans une colonne.

Inconvénient : ne donne pas l’information du jour de la semaine (est-ce un lundi ?, un mardi ? …)

Conséquence : le salarié voit 01/04/2025 sur son planning, que fait-il ? Il va aller consulter son propre agenda ou calendrier pour voir quel est le jour de la semaine concerné. C’est un réflexe humain que la plupart d’entre nous avons. Cependant d’un point de vue management, c’est un 0 pointé. En effet, vous n’avez pas donné la totalité de l’information à votre salairé. Et vous n’imaginez pas combien de conflits sociaux j’ai pu voir à cause de ce détail.

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Format date longue – exemple : mardi 1 avril 2025

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Avantage : donne l’information du jour de la semaine.

Inconvénient : prend énormément de place dans une colonne, surtout à certaines périodes de l’année.

Conséquence : le salarié voit mardi 1 avril 2025 mais c’est écrit en tout petit car il y a beaucoup d’autres informations à imprimer sur la feuille A4 ! Nous mettons donc le salarié dans l’inconfort de lecture et de prise d’informations. C’est également un 0 pointé d’un point de vue management et d’accessibilité au handicap (loi 2005).

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Date personnalisée

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Il est donc nécessaire de passer par la personnalisation du format pour avoir une date correspondant aux avantages de la date courte ET de la date longue.

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Standard

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Mais savez-vous qu’en réalité, une date est un nombre dans Excel ? Non ? Pourtant, il est primordial d’avoir cette notion en tête, notamment quand vous manipulez des dates dans des formules de calcul.

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Réalisons l’expérience suivante :

• Ouvrez Excel puis, dans la cellule B2, faites les touches de raccourci pour écrire la date du jour.
• Faites la touche ENTRÉE pour valider la saisie.
• Faites un clic droit sur la cellule puis Format de cellule.
• Sélectionnez STANDARD et cliquez sur OK.
• Vous obtenez un nombre.

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Savez-vous ce que signifie ce nombre ?

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C’est le énième jour depuis le 1er janvier 1900.

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Par exemple le 01/10/2024 est le 45 566ème jour depuis le 1er janvier 1900.

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Bien entendu, dit comme cela, on n’en voit pas l’intérêt.

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Continuons l’expérience :

• Dans la cellule C2, saisissez la date 01/10/2024.
• Remettez la date du jour de la cellule B2 au format date courte.
• Dans la cellule D2, saisissez la formule =B2-C2 puis validez avec la touche Entrée.
• Vous obtiendrez le nombre de jours entre les 2 dates.

Une fois vos dates bien saisies et formatées, il est temps de les exploiter dans vos formules. Voici un tuto complet sur les 10 fonctions de date incontournables à connaître sur Excel :

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Traquer les fausses dates dans vos tableaux Excel

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Alignement dans une cellule

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Comme vu précédemment, une date est en réalité un nombre quand on l’affiche au format Standard. Par défaut, à condition de ne pas avoir centrer les données, les dates s’affichent donc alignées à droite dans la cellule. Pour rappel, par défaut le texte s’affiche aligné à gauche et les nombres à droite dans Excel.

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De ce fait, lorsque vous constatez qu’une date est alignée à gauche dans la cellule, contrairement aux autres qui sont positionnées à droite, c’est que la valeur n’est pas une VRAIE date.

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Utiliser les filtres chronologiques

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Vos dates sont saisies dans une colonne. Vous avez un filtre positionné sur l’en-tête de colonne. Vous avez donc l’outil idéal pour repérer les dates mal saisies en 2 clics. En effet, le filtre sur une colonne contenant des dates, regroupent les valeurs par année, mois, jour. Si une date apparaît en dehors du groupement, c’est que ce n’est pas une vraie date.

Ce réflexe de vérification via les filtres n'est qu'un premier pas : pour une analyse encore plus fine et visuelle de vos données datées, notre article sur les segments Excel vous montre comment aller plus loin.

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Vos dates sont désormais fiables et bien structurées ? C'est le moment idéal pour les exploiter dans un tableau croisé dynamique. Découvrez nos 5 astuces pour des rapports professionnels avec les TCD.