Ah le tableau croisé dynamique. On en entend des vertes et des pas mûres sur ce sujet. C’est vraiment l’un des tabous d’Excel. Détestés par certains, admirés par d’autres. Mais finalement le constat que l’on peut faire c’est que très souvent ils sont assez méconnus (en tout cas en profondeur) et sous-exploités.
C’est pour cela qu’à travers cet article (et cette série d’articles sur le sujet) notre objectif est de les faire connaitre, de les révéler, de les louanger même afin d’acquérir les connaissances pour les exploiter à leur plein potentiel.
Comment procéder ? 5 nouvelles astuces sont présentées ici pour passer d’un “TCD” classique, à une bête de concours !!
C’est parti !!
Astuce #1 - Afficher plusieurs éléments en lignes
Plus besoin de faire des choix sur : “quelle donnée afficher en lignes ?". Il est possible d’y glisser plusieurs données et créer ainsi des catégories.
Mais allons plus en détails et dans le concret !
Des factures, des produits, des clients, des montants, des dates...
Nous voulons un tableau qui synthétise les montants de factures en fonction de, non pas un mais deux critères. Les clients ET les produits.
Pas de problèmes, une action suffit : glisser les deux données dans le champ des lignes.
Suivant l’ordre, l’une des données fera office de catégorie principale et l’autre de sous-catégorie et il sera possible en un simple clic d’afficher ou de réduire les données de la catégorie principale.
Exemple en image :
Astuce #2 - Modifier l’emplacement d’un élément
Une fois le tableau construit et les éléments choisis, nous allons paramétrer nos catégories.
Par défaut dans un TCD, les données en lignes se classent par ordre alpha-numérique.
Sauf que de temps en temps, pour des raisons qui vous sont privées, vous voulez les classer différemment.
Facile ! Il suffit de faire glisser la donnée voulue à l’endroit voulu. La modification se fait ainsi sur toutes les catégories.
Astuce on ne peut plus simple mais très pratique !
Astuce #3 - Modifier le style
Au delà de ce qu’il contient comme données, l’intérêt d’un tableau croisé dynamique est qu’il soit facile à lire et à analyser. Et pour cela il faut que visuellement ça claque et que ce soit optimisé.
Dans le menu Création (lié au TCD) vous allez pouvoir constater la présence d’une banque de “Styles” qui vous permettra de customiser votre TCD comme vous le souhaitez. Le tout, à partir de styles déjà programmés et proposés par Excel.
Vous allez pouvoir en choisir un à partir de couleurs, des colonnes qu’il met en valeur, des données qu’il met en surbrillance. Maintes possibilités.
Car oui, il est important d’avoir un tableau esthétique qui fait ressortir les données de la bonne manière afin d’en améliorer la lisibilité et la lecture (en plus de la satisfaction d’avoir créé un BEAU tableau croisé dynamique).
Astuce #4 - Tout afficher / réduire d’un coup
Comme expliqué dans l’astuce #2, le fait d’avoir ajouté deux données au champ des lignes a permis de créer deux catégories. Une “sur-catégorie” et une “sous-catégorie” (en fonction de l'ordre) avec la possibilité en un clic d’afficher ou non les données de la sur-catégorie.
Ok, très bien, mais si ma sur-catégorie (ou catégorie principale) contient 1000 données et qu’il me vient l’envie soudaine d'afficher ou masquer toutes leurs données ? Combien de temps vais-je mettre pour le faire ?
Spoil : littéralement 5 secondes car Excel offre l’option de le faire simplement et en UNE petite manipulation.
Solution pour tout afficher : clic droit —> Développer / Réduire —> Développer le champ entier
Solution pour tout réduire : clic droit —> Développer / Réduire —> Réduire le champ entier
Du gâteau !
Astuce #5 - Ajouter des segments
Ah les segments ! L’outil très certainement le plus méconnu / sous-coté d’Excel. À titre personnel, je trouve qu’il s’agit d’un des outils les plus puissants du logiciel.
Mais avant d’en dresser l’éloge complète, à quoi servent les segments ?
Ils servent à appliquer des filtres très visuels sur les tableaux, les TCD et même sur les graphiques.
Ils s’intègrent très bien visuellement à n’importe quel tableau de bord par exemple tout en apportant une possibilité de filtre non négligeable lorsqu’on veut analyser des données en détails.
Ici, l’insertion d’un segment va nous permettre d’appliquer un filtre au choix. Par exemple sur les mois.
Nous insérons un segment "Mois". Une fois ce dernier créé : un clic sur le.s mois voulu.s et seules les données concernant le.s mois sus-nommé.s seront visibles. Pratique non ?
Il est également possible de paramétrer visuellement le segment pour changer ses dimensions, changer la taille des “boutons”, afficher les données du segment en plusieurs colonnes (et ainsi permettre d’afficher toutes les données d’un coup), attribuer un style au segment etc. Bref, le champ des possibles s’offre à vous.
Le combo TCD + Segment est juste dévastateur.
Une fois toutes ces astuces prises en compte vous avez un TCD hyper pratique, facile à utiliser et à lire, qui pète visuellement et avec en un clic la possibilité de filtrer ses données.
Pas mal non ? Et ça c’est en attendant l’épisode #3 !!!
