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Formation Power Automate
Votre site SharePoint est prêt, et si vous alliez plus loin avec Power Automate ?
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Pourquoi créer un site SharePoint ?
Un site SharePoint permet de :
- Centraliser la documentation d'une équipe, d'un projet ou d'un service : procédures, supports, fichiers de référence, sans dépendre d'une boîte mail ou d'un dossier partagé mal organisé.
- Diffuser de l'information de façon claire : actualités internes, annonces, ressources RH, un site de communication SharePoint remplace efficacement l'intranet "à l'ancienne", souvent figé et jamais mis à jour.
- Structurer la collaboration autour de listes et de bibliothèques de documents, avec une gestion fine des droits d'accès (qui peut consulter, qui peut modifier).
- Servir de socle à l'automatisation : une liste SharePoint bien construite peut devenir le point de départ d'un flux Power Automate, ou la source de données d'un rapport Power BI mis à jour automatiquement.
Un site SharePoint n'est donc pas qu'une question d'esthétique ou de vitrine interne : c'est la fondation qui permet ensuite à tout le reste de l'écosystème Microsoft 365 de s'appuyer sur une information centralisée et fiable.
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Quelques cas pratiques d'usage d'un site réalisé sur SharePoint
Un site SharePoint peut servir de socle à plusieurs scénarios métier :
- Un portail RH : un espace centralisant les documents RH (livret d'accueil, politique de congés, organigramme) ou un accès rapide aux formulaires courants (demande de congés, notes de frais).
- Un portail finance : un site regroupant les procédures internes (validation des dépenses, clôtures comptables).
- Un portail commercial : un site dédié à l'équipe commerciale, avec les argumentaires de vente, les grilles de prix à jour et les supports marketing sans avoir à consulter un fichier Excel partagé et potentiellement obsolète.
Étape 1 : partir d'une arborescence pensée en amont
Avant même d'ouvrir SharePoint, la meilleure astuce reste de dessiner l'arborescence de son site avant de créer la moindre page.
Quelles sont les grandes sections dont l'équipe a besoin ? Actualités, documents, procédures, annuaire, suivi de projets...
Une arborescence claire, pensée dès le départ, évite deux écueils courants : un site qui devient un fourre-tout illisible au bout de quelques mois, ou à l'inverse, une structure trop rigide qu'il faut tout reconstruire dès qu'un nouveau besoin apparaît.
C'est aussi un investissement qui dépasse la simple navigation : une arborescence cohérente, avec des listes correctement nommées et typées, c'est ce qui permettra ensuite de brancher facilement un flux Power Automate ou un rapport Power BI sur ces données, sans avoir à tout réorganiser après coup.
Étape 2 : choisir le bon type de site
SharePoint propose deux grands types de sites : le site d'équipe, pensé pour la collaboration au quotidien (documents partagés, travail à plusieurs sur des fichiers), et le site de communication, plutôt conçu pour diffuser de l'information à un public plus large (actualités, annonces, ressources).
Pour un site destiné à la communication interne, le site de communication est généralement le plus adapté : il met en avant le contenu à consulter plutôt que la collaboration active sur des fichiers.
Étape 3 : soigner les bases visuelles
Un site SharePoint austère ou mal organisé visuellement finit vite par être délaissé par les équipes, qui retournent à leurs vieilles habitudes (emails, dossiers partagés).
Quelques éléments simples font une vraie différence :
- Un thème cohérent (couleurs, logo) aligné avec l'identité de l'entreprise, pour que le site soit immédiatement identifiable.
- Une navigation limitée et claire, avec quelques rubriques principales plutôt qu'une liste interminable de liens.
- Des icônes cohérentes pour chaque section ou type de contenu, qui aident à repérer visuellement l'information sans avoir à lire chaque intitulé.
- Une page d'accueil vivante, avec les actualités ou documents les plus importants mis en avant, plutôt qu'une page statique qu'on ne consulte qu'une fois.
Étape 4 : construire la page d'accueil avec les bons web parts
La page d'accueil se construit en assemblant des web parts, les blocs de contenu de SharePoint. Pour un site de communication interne efficace, quelques web parts reviennent souvent :
- Le web part Actualités, pour mettre en avant les dernières annonces de l'entreprise.
- Le web part Documents mis en avant, pour donner un accès rapide aux fichiers les plus consultés.
- Le web part Liens rapides, pour renvoyer vers les outils ou pages fréquemment utilisés par les équipes.
- Le web part Power BI, qui permet d'intégrer directement un tableau de bord dans la page d'accueil, pratique pour afficher des indicateurs clés en temps réel, sans avoir à ouvrir un rapport séparément.
Étape 5 : penser le site comme un point de départ, pas une vitrine figée
Une fois le site en ligne, l'erreur classique est de le laisser tel quel pendant des mois.
Un site SharePoint vraiment utile continue de vivre : les actualités sont mises à jour, les listes évoluent avec l'activité de l'équipe.
Et surtout, un site bien structuré dès le départ devient la meilleure base pour automatiser des processus par la suite : un formulaire qui alimente une liste, une liste qui déclenche un flux Power Automate, des données qui remontent automatiquement dans un rapport Power BI.
Un beau site SharePoint n'est jamais un aboutissement en lui-même, c'est le point de départ d'un écosystème qui, bien construit, vous fera gagner un temps précieux sur le long terme.
